運用方法のポイントは「締め処理」になります。

以前、外資系のコンサル企業とお取引していたときは、毎月15日（提出日は16日）と月末（提出日は翌営業日）としていました。

理想は「毎週の締め」です。
すなわち、毎週金曜日締めで前週の工数と翌週の工数予定を把握できることがベストでしょう。

その会社の運用マニュアルでは、「自分ひとりくらい遅れてもかまわないだろう」という意識を捨てる事とありました。確かに、一人の入力遅れで全ての労務費配分ができなくなります。

また時間は、6分単位で正しく記入する事とし、6分＝0.1時間, 30分＝0.5時間 としています。

• 残業時間のルール

• トレーニングの場合チャージできないルール

• 移動時間のルール

• 海外で仕事をした場合のルール

などもあると入力者は分かりやすいでしょう。
また、上司の承認フローも押さえておくとよいです。

なお、プロジェクトコードは「有償稼動」と「無償稼動」に分かれます。

• 有償稼動は、主なプロジェクトにチャージ

• 無償稼動は、研修・会議・セールス・全社キックオフ等にチャージ

上記のように、明確なアナウンスをする必要があります。また営業やプリセールスの時間なども会社として「有償稼働」か「無償稼働」に分けるルール化もしておきましょう。受注・請負・申込前か後かでルール化しても良いでしょう。