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タイムレポートの目的と具体的な運用方法

本ブログにて「プロジェクト管理会計」に関連するテーマを数回にわたり取り上げ、現実における問題点や理想とする管理・業務運用方法をご紹介します。

本稿では、「タイムレポート」の目的と具体的な運用方法について取り上げています。締め処理の考え方や運用しやすい仕組みづくりの一例として、是非ご参考にしてみて下さい。

タイムレポートの目的

「タイムレポート」の目的は、工数管理・原価計算を主とするところが大きいですが、IPO(株式上場)を目的にスタートさせる企業が多く見受けられます。

また、タイムレポートの内容を精査されている企業は意外と少ないでしょう。

そもそも「タイムレポート」は、その人が一日にどんな業務を行ったか把握するためのものであるため、良心に基づき正しく入力することが求められます。

LEEAD 収支管理画面での工数入力

具体的なタイムレポートの運用方法

運用方法のポイントは「締め処理」になります。

以前、外資系のコンサル企業とお取引していたときは、毎月15日(提出日は16日)と月末(提出日は翌営業日)としていました。

理想は「毎週の締め」です。
すなわち、毎週金曜日締めで前週の工数と翌週の工数予定を把握できることがベストでしょう。

その会社の運用マニュアルでは、「自分ひとりくらい遅れてもかまわないだろう」という意識を捨てる事とありました。確かに、一人の入力遅れで全ての労務費配分ができなくなります。

また時間は、6分単位で正しく記入する事とし、6分=0.1時間, 30分=0.5時間 としています。

  • 残業時間のルール
  • トレーニングの場合チャージできないルール
  • 移動時間のルール
  • 海外で仕事をした場合のルール

などもあると入力者は分かりやすいでしょう。
また、上司の承認フローも押さえておくとよいです。

LEEAD 収支管理画面での実績確定(締め操作)

なお、プロジェクトコードは「有償稼動」と「無償稼動」に分かれます。

  • 有償稼動は、主なプロジェクトにチャージ
  • 無償稼動は、研修・会議・セールス・全社キックオフ等にチャージ

上記のように、明確なアナウンスをする必要があります。

また営業やプリセールスの時間なども会社として「有償稼働」か「無償稼働」に分けるルール化もしておきましょう。受注・請負・申込前か後かでルール化しても良いでしょう。

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